Partage des tableaux de bord par e-mail

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Vous pouvez avertir les utilisateurs des mises à jour des tableaux de bord en leur envoyant la dernière version par e-mail. Vous pouvez distribuer les tableaux de bord selon un calendrier défini ou quand certaines conditions se produisent, par exemple quand le nombre de visites de votre site Web passe sous la barre des 100.

Astuce de l’assistance : découvrez comment vous pouvez utiliser la distribution des tableaux de bord par e-mail pour ajouter des alertes aux outils de collaboration de votre équipe dans l’astuce d’Andrew Forbes, Ajout d’alertes dans Slack, FlowDock et Yammer .

Planification des distributions de tableaux de bord

Les administrateurs peuvent envoyer les mises à jour d’un tableau de bord par e-mail en planifiant la distribution des tableaux de bord.

Pour planifier une distribution des tableaux de bord :
  1. Ouvrez le menu A dmin ( ) dans le volet droit, puis sélectionnez Gérer les abonnements par e-mail ( ).
  2. Cliquez sur Planifier un envoi . Les options détaillées de la planification s’affichent automatiquement.

  3. Sélectionnez le tableau de bord à envoyer dans la liste déroulante Distribuer le tableau de bord et choisissez une fréquence de distribution.

    Remarque – Si vous planifiez la distribution de plusieurs tableaux de bord différents, nous vous conseillons d’espacer ces distributions afin d’éviter de surcharger la base de données ou l’API concernée.
  4. Dans le champ Aux groupes autorisés , saisissez les groupes d’utilisateurs nommés qui sont autorisés à consulter le tableau de bord. Chaque utilisateur doit utiliser son adresse e-mail comme identifiant de connexion (consultez Création et gestion de groupes et utilisateurs nommés ).
  5. Sélectionnez un format de distribution. Vous avez le choix entre une image, un fichier PDF, Excel ou CSV.
  6. Saisissez l’objet et le texte du message. Le texte entre {{accolades}} sera automatiquement remplacé par le nom du tableau de bord, le groupe de destinataires et l’URL du tableau de bord.

  7. Sous le message, vous pouvez configurer des options personnalisées pour définir l’aspect de votre tableau de bord dans l’e-mail.

  8. Cochez Utiliser des dimensions personnalisées pour saisir une largeur et une hauteur personnalisée pour votre tableau de bord.

  9. Cochez Ajouter automatiquement la date et l’heure pour ajouter la date et l’heure au message.
  10. Cochez Seulement si pour sélectionner des conditions de distribution en fonction de widgets.

  11. Cochez Étendre l’affichage des filtres appliqués et Afficher les valeurs dans l’export pour afficher les filtres et les valeurs utilisés dans le tableau de bord.
  12. Cochez M’envoyer un e-mail de test pour recevoir les e-mails de la même façon que les destinataires.
  13. Quand vous avez fini de sélectionner ces options, cliquez sur Enregistrer .
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